1/ Anticiper le renouvellement
Le renouvellement d’un contrat de franchise nécessite une préparation en amont, on prévoit un minimum de six mois avant la date de fin, cela dépend du délai de préavis contractuel. L’anticipation de cette étape permettra au franchiseur d’éviter certaines problématiques comme recouvrir une zone en cas de non renouvellement d’un franchisé et la perte de relation avec le client final. Le renouvellement du contrat peut entraîner une modification de différentes clauses (durée, montant des redevances, zone d’exclusivité…) et peut donc faire l’objet de négociation entre franchiseur et franchisé, il est donc préférable de prévoir une durée suffisante pour finaliser l’accord entre les deux parties.
2/ Prévoir les conditions de renouvellement dans le contrat initial
Les conditions de renouvellement peuvent être élaborées dans le contrat initial, ce qui permet d’encadrer le prolongement de la relation entre franchiseur et franchisé et de sécuriser les deux parties, en assurant qu’une potentielle renégociation des termes ne se fera pas en leur défaveur. Les modalités liées au droit d’entrée, dans le cadre d’un renouvellement, sont généralement établies lors du contrat initial. Ainsi, de nombreux franchiseurs prévoient une minoration du droit d’entrée en cas de renouvellement du contrat de franchise. Prévoir les conditions de renouvellement représente un véritable gain de temps pour les deux parties.
Il n’est cependant pas rare de ne pas appliquer ce droit d’entrée car trois options se présentent au franchiseur :
1. Son franchisé est dans la norme du réseau et prolonger la relation en signant un nouveau contrat avec un droit d’entrée minoré convient à chacun.
2. Son franchisé est peu performant ou en conflit, le franchiseur ne souhaitera pas renouveller le contrat donc pas de droit d’entrée.
3. Son franchisé est excellent, bien au-dessus de la norme et courtisé par d’autres franchiseurs, il sera donc bien difficile de lui demander un droit d’entrée.
De plus, en l’absence de clauses de renouvellement, la reconduction tacite prévaut et le contrat de franchise se poursuit sur les mêmes termes, hormis en cas d’opposition formelle d’une ou des deux parties. Afin d’éviter la reconduction tacite et donc le renouvellement de la durée du contrat suivant les termes initiaux, le franchiseur et/ou le franchisé doit dénoncer le contrat. Il devra alors adresser un courrier avec accusé de réception, à l’autre partie, dans un délai respectant le préavis de dénonciation. Dans le cas contraire, le contrat sera reconduit par défaut. La dénonciation du contrat d’une partie ou de l’autre ne requiert aucune justification, le franchiseur tout comme le franchisé est en droit de ne pas renouveler la relation contractuelle.
3/ Établir un suivi administratif
Le franchiseur, qu’il souhaite mettre fin à la relation contractuelle avec l’un de ses franchisés, en revoir les termes ou non, doit mettre un place un suivi des contrats (date de début, date de préavis, date de fin,…) via un service dédié (développement, juridique, administratif…) afin d’encadrer au mieux son réseau de partenaires. Il est bien utile d’inscrire des alertes informatiques sur agenda électronique pour les délais de préavis. Il est également recommandé de traiter avec soin l’ensemble des données administratives (contrats, avenants, redevances, factures…) qui peuvent être numérisées pour en faciliter la gestion. Ces documents sont à conserver 10 ans après la fin du contrat et pourront être nécessaires, notamment en cas d’éventuels contentieux et procédures juridiques. La gestion des données administratives est absolument nécessaire au bon fonctionnement du réseau.
4/ Rédiger un nouveau DIP
Hormis en cas de prorogation, peu courante en franchise, qui diffère le terme du contrat, le renouvellement équivaut à la signature d’un nouveau contrat de franchise. Conformément à la loi Doubin, le franchiseur devra alors faire parvenir un Document d’Information Précontractuel au franchisé au minimum 20 ouvrés avant la signature du contrat. Le franchiseur devra alors mettre à jour les données relatives aux termes du contrat ainsi que celles liées à la réalité du marché et du réseau. Le DIP est un document qui nécessite une mise à jour régulière de la part du franchiseur, qui se doit de communiquer à ses partenaires des données conformes et actualisées.