17 Avr 2023
Fonction Metier
17 avril 2023 eric

L’office manager, couteau suisse de la tête de réseau ?

SOMMAIRE

Tout réseau de franchise qui se développe finit par étoffer son organisation et son management. Progressivement, les franchiseurs affinent leur structure opérationnelle et spécialisent leurs fonctions :

  • Par une réallocation des rôles autour des ressources existantes,
  • Par le recrutement de compétences manquantes, en temps plein, temps partiel ou même intérim,
  • Ou/et par le recours à des cabinets de conseil spécialisés, notamment dans le développement réseau.

Dans ce panorama, il existe une fonction à laquelle on ne pense pas toujours alors qu’elle pourrait beaucoup apporter à une enseigne : l’office manager, que l’on pourrait traduire en français par Assistant administratif, ou Chef de cabinet.

On retrouve souvent cette fonction dans les structures de conseil et de prestations intellectuelles (consultants, experts-comptables, avocats…). Or, souvent perçue par les franchisés comme prestataire de services internes, la tête de réseau trouve un intérêt naturel à se doter d’un office manager.

Notre article propose de découvrir cette fonction, ses attributions et son environnement, ainsi que la valeur ajoutée qu’elle pourrait apporter à un réseau de franchise.

Le tout, illustré par la vision d’une professionnelle de la filière 😊

Bonne lecture.

Vous recherchez un expert en franchise ? Leader reconnu dans l’accompagnement des enseignes, Axe Réseaux aide le dirigeant de tout concept prometteur à devenir franchiseur et à développer sa franchise.

I. Office manager, une profession en plein boom

L’office management : de quoi parlons-nous ?

On a coutume de voir l’office manager comme un.e super-assistant.e. Il est vrai que c’est une profession ultra-féminisée (86%) et que les clichés ont la peau dure…

A mi-chemin entre l’assistant(e) de direction de haut niveau et le ou la responsable administratif, il ou elle évolue généralement dans de petites ou moyennes structures. C’est pour cela que la fonction est souvent rattachée à la direction générale. Mais l’office manager existe aussi dans les plus grosses entités où il tient lieu de directeur/rice administratif, notamment dans des filiales de groupes ou cabinets internationaux. Il y mène alors des missions à plus forte valeur ajoutée : organisation de conférence internationale, gestion du service administratif et comptable, etc.

Concrètement, l’office manager prend en charge les tâches administratives, juridiques et comptables que personne d’autre n’accomplit faute de temps et de compétences : gestion administrative du personnel, suivi des budgets, reporting, services généraux, déploiement d’outils support, communication interne…

Ces professionnel.les sont également l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc.), et fluidifient les échanges entre la direction générale et le personnel.

Enfin, précisons que le poste d’office manager relève du sur-mesure : chacun peut en nourrir une vision spécifique selon son secteur, son histoire et sa culture professionnelle.

Des professionnels qui gagnent à être (re)connus

Tout le monde ne connaît pas la fonction, même si elle est assez répandue dans les structures de taille moyenne et orientées service. Pour plus d’informations et de nombreux chiffres sur la filière, nous vous conseillons de consulter l’étude Office manager 2021 publiée par l’IDET (ex-ARSEG).

Ensuite, le public en a une vision parfois restrictive. On confond souvent l’office management avec de l’assistanat de direction. Si le métier y puise ses racines, il a su évoluer pour permettre aux meilleurs profils d’évoluer vers des fonctions de secrétaire général, ou responsable de fonctions support administratives, financières et RH. Leur polyvalence et leurs nombreuses soft skills rendent justement évolutifs les office managers !

II. Le rôle complet et néanmoins évolutif de l’office manager

Un rôle polyvalent et des tâches très variées

Ce professionnel démontre une vraie polyvalence dans les questions administratives et la gestion des fonctions support :

  • assistanat de direction,
  • établissement d’une pré-comptabilité, établissement de prévisionnels et de reporting,
  • onboarding et administration du personnel,
  • appui juridique courant,
  • communication et événementiel interne,
  • et services généraux & facilities management…

Une place centrale et contributive à l’ensemble de l’organisation

Mais à bien y regarder, sa position privilégiée au centre de l’organisation prédispose également l’office manager à :

  • récupérer, centraliser, synthétiser et faciliter la circulation de l’information ;
  • créer du lien humain, surtout à mesure que la structure croît et se « silote » ;
  • améliorer la relation avec différents conseils (expert-comptable, avocat) en leur fournissant des données légales et de gestion, contribuant aussi à en réduire le budget 😊 ;
  • structurer et optimiser les processes de back-office pour les valoriser le moment venu ;
  • enfin, jouer un rôle dans le déploiement d’outils, de solutions Saas de suivi de projet et autres mini-ERP, interopérables vers des applicatifs de gestion.

La trajectoire et l’évolution du poste

Arrivant en appui du dirigeant d’une petite structure, l’office manager en est souvent la première des fonctions support. Puis à mesure qu’elle grossit, le titulaire du poste peut évoluer vers des fonctions de RRH ou RAF. A défaut, il faudra réaliser des recrutements spécialisés sur ces sujets.

Le paradoxe est que cette fonction est vouée à un « effacement programmé », sans pour autant disparaître ! Cela peut générer une frustration, car l’office manager habitué.e à une certaine liberté de manœuvre et proximité avec le dirigeant se retrouve coiffé.e par un nouveau responsable, auquel il ou elle devra reporter. Au risque également de s’ennuyer dans son poste et de finir par trouver son costume trop petit. Vient alors le moment d’être remplacé.e par un profil plus junior, finalement plus « soluble » dans la nouvelle organisation.

III. Les office managers adressent une proposition de valeur forte aux enseignes

Dans le contexte d’un réseau de franchise, un.e office manager présente de nombreux atouts, synthétisés dans le tableau qui suit :

Domaine

Proposition

Administratif, juridique et gestion

· Aider le jeune réseau à préfigurer son support, à se structurer sur les sujets critiques et à identifier les sujets « spécialisables » et externalisables quand sa croissance s’accélèrera ;

· Assurer le suivi des Documents d’informations précontractuels et des contrats de franchise, en particulier sur les avenants et les délais légaux ;

· Coordonner la prise en charge de ces aspects qui sont une source de silos organisationnels, surtout lorsque le réseau s’étoffe ;

· Réaliser un suivi financier, budgétaire et de trésorerie en appui des franchisés, ou préparer les états pour les dirigeants, en vue d’appuyer par exemple les visites des animateurs ;

· Transmettre les éléments financiers aux candidats et analyser pour avis leurs projets de prévisionnels ;

· Décharger les autres responsables support pour qu’ils se concentrent sur des tâches à meilleure valeur ajoutée ;

Expérience franchisé et vie interne

· Répondre aux questions complémentaires à celles posées aux animateurs réseau - eux-mêmes pouvant aussi s’adresser à l’office manager dans son rôle de « guichet unique » ;

· Apporter du liant, et boucher des angles morts de service ;

· Faciliter l’appropriation du savoir-faire des franchisés ;

· Jouer un rôle éventuel dans des situations précontentieuses ;

Attractivité et intégration des franchisés

· Intervenir dans le suivi de certaines tâches du rétroplanning d’ouverture des points de vente ;

· Densifier le manuel opératoire sur les processus du support ;

Image

· Rassurer des financeurs potentiels sur la qualité du back-office, dans le cadre de négociations préalables à des opérations de haut de bilan (rachat, cession, fusion…) ;

Communication

· Apporter de la rigueur et du suivi dans les actions de com’ interne et le travail des instances (groupes de travail, séminaires, convention annuelle) ;

Innovation

· En formant votre office manager eux spécificités de la relation de franchise, vous lui donnez l’occasion d’apprendre, d’être davantage motivé.e et de vous surprendre par des apports inattendus !

Vous souhaitez voir comment la venue d’un.e office manager impacterait votre tête de réseau ? Contactez-nous !

IV. Entretien avec une professionnelle avant de vous lancer !

Nos explications vous ont interpellé.e.s ? Vous avez envie d’aller plus loin et d’intégrer éventuellement un.e office manager ? Rien de mieux qu’un entretien avec une professionnelle du secteur !

Nous remercions Caroline Canselier, la fondatrice de Perles Office, d’avoir bien voulu répondre à nos questions 😊

Laurent Delafontaine : Caroline Canselier, quelles sont les questions à se poser avant de s’adjoindre les services d’un.e Office manager ?

Caroline Canselier : Avant de songer à un tel investissement, puisque c’en est un, il faut faire un bilan complet de son futur périmètre de responsabilités (administratives, RH, digital, etc). Ce n’est qu’en fonction du scope identifié comme devant être pris en charge que vous pourrez dresser la fiche de poste de votre futur office manager. En effet, il existe un fort écart-type entre les profils, de junior à très confirmé voire expérimenté à l’international. Comme souvent, l’un des facteurs clés de succès est de bien dimensionner votre projet de recrutement à la réalité de vos besoins, sous peine de commettre une erreur de casting !

LD : Justement, il se trouve qu’un jeune réseau de franchise n’a pas nécessairement la taille ou les moyens de se permettre ces professionnels. Quels sont les critères ou seuils pour les intégrer ?

CC : J’imagine qu’un jeune réseau dispose d’un staff réduit, autour de son fondateur, lui-même un ancien opérationnel du secteur d’exploitation de son concept. Il se trouve dans la situation d’un startupper qui va devoir sécuriser la prise en charge de ses fonctions support pour pouvoir se concentrer sur l’exploitation et la croissance. C’est un cas typique que je rencontre fréquemment, puisque les start-up sont parmi ma clientèle la plus fidèle. Dans ce cas, il n’y a pas de seuil, l’office manager peut être un vrai  bras droit du dirigeant avant que n’ait lieu le recrutement des fonctions clé de la tête de réseau (Finance, RH, Marketing / Communication, Achats, Logistique, IT…).

LD : Les têtes de réseau doivent grandir aussi vite que le réseau qu’elles accompagnent. Un Office manager est-il susceptible d’évoluer dans la même mesure ?

CC : Bien sûr et c’est le but ! Selon le profil que vous allez recruter, son niveau d’expérience et sa connaissance plus ou moins profonde des différents sujets du support, il va pouvoir accompagner la croissance de votre réseau. De ressource polyvalente en structure modeste, il est soit capable d’évoluer vers des postes de RRH ou RAF selon les cas. Sinon il préparera le recrutement des responsables fonctionnels qui prendront progressivement sa suite.

LD : Du coup, combien faut-il compter pour recruter un office manager ?

CC : Il y en a pour tous les budgets ! De 30 k€ pour un junior débrouillard et à l’aise avec les questions digitales jusqu’à 60K€ voire plus pour un profil très expérimenté, bilingue ou plus, vrai connaisseur dans quelques sujets fonctionnels et doté d’une expérience à l’international… Ces profils-là sont plus rares, mais très demandés car évolutifs et dotés des soft skills qui font la différence. Sachez aussi que poste peut être variabilisé : vous pouvez faire appel à un office manager freelance ou délégué à temps partiel voire à la journée ou sur une base horaire. Puis « scaler » en recrutant en CDI à temps plein par la suite.

La flexibilité reste son maître mot !

LD : Et quels seraient vos derniers conseils à un franchiseur désireux de se lancer ?

CC : Je conseillerais déjà d’établir un diagnostic complet de ses fonctions supports pour préparer la fiche de poste. Puis sur cette base, de se faire accompagner par des professionnels, idéalement un tandem composé d’un consultant en recrutement spécialisé sur la fonction + d’un expert des réseaux de franchise, pour une double lecture imparable !

Conclusion

En synthèse un office manager de bon niveau a tout pour s’imposer comme le couteau suisse de la tête de réseau.

Véritable colonne vertébrale, ossature d’une structure centrée sur le service comme l’est la tête de réseau, la fonction pourrait s’imposer comme le pendant humain de ce qu’est devenue l’IT sur le terrain technologique !

Nous espérons que cette présentation panorama vous donnera envie de sauter le pas, si ce n’est déjà fait 😊

  • Que vous doutiez ou partagiez mon point de vue, n’hésitez pas à entamer la discussion en commentaires, ou sur la page LinkedIn Axe Réseaux.
  • Enfin, retrouvez sur notre chaîne Youtube notre mini-série sur les fonctions clés des réseaux de franchise.