Le guide d’animation événementielle du réseau

SOMMAIRE

1/ De quoi s’agit-il et pourquoi les réseaux de franchise en ont-ils besoin ?
2/ Quel périmètre et fonctionnalités pour votre guide d’animation évènementielle ?
3/ Les étapes et conseils d’implémentation
4/ L’évolution et l’enrichissement du guide d’animation évènementielle
5/ Quelles perspectives pour votre guide ?

1/ De quoi s’agit-il et pourquoi les réseaux de franchise en ont-ils besoin ?

1.1/ Ce qu’est le guide d’animation événementielle pour un réseau de franchise

Un réseau de franchise repose sur une organisation décentralisée où l’animation interne joue un rôle clé. Le guide d’animation événementielle interne est un corpus conçu pour structurer et optimiser la communication et la collaboration au sein d’un réseau de franchise.

Cependant, un tel guide n’existe pas au démarrage du réseau : il se construit empiriquement, au fil des recrutements de franchisés, de leur intégration, de l’innovation et du développement continus de l’enseigne.

1.2/ L’importance d’un tel dispositif

Dans un contexte où la communication et la collaboration sont cruciales pour le succès d’un réseau de franchise, ce guide fixe un cadre clair notamment pour les réunions, les groupes de travail et les différents événements internes :

• Il favorise la cohésion du réseau en créant des espaces de dialogue et des moments de partage réguliers ;
• Il encourage l’innovation collective sur des thématiques définies, en générant des idées et des initiatives porteuses pour la marque ;
• Il améliore la performance opérationnelle en harmonisant les pratiques et les processus, et en optimisant la prise de certaines décisions ;
• Il renforce l’engagement des franchisés, pour incarner la culture du réseau et garantir sa pérennité.

2/ Quel périmètre et fonctionnalités pour votre guide d’animation évenementielle

Le guide d’animation événementielle couvre deux aspects principaux : l’organisation des réunions d’animation et la mise en place des groupes de travail thématiques.

2.1/ Les réunions d’animation

Zoom sur … la convention annuelle

Grand momentum de la vie du réseau, elle donne lieu à de nombreuses questions et préparatifs.

Par exemple, on va se demander qui y inviter. « Logiquement, c’est le titulaire du contrat de franchise. Mais la question peut se poser si c’est un investisseur ou lorsqu’il y a plusieurs associés et surtout le manager qui exploite réellement le site. Et quid du conjoint ? etc. En la matière, chaque réseau aura sa politique », explique Laurent Delafontaine.

Autre question d’importance, qui paie quoi ? « L’usage est que le franchiseur prenne en charge les dépenses depuis la gare ou l’aéroport de départ du participant, jusqu’à la destination et les frais afférents sur place. L’invité règlera les frais de chez lui à la gare / l’aéroport et vice versa au retour. Pour autant, de plus en plus d’enseignes demandent une participation aux frais où la prise en charge du transport», poursuit notre expert.

S’agissant du déroulé de la convention, elle comprend généralement et dans un ordre variable :

• Un format de réunion en plénière, pour les moments d’accueil, les annonces et les partages « descendants » de la tête de réseau ;
• Des formats resserrés en mode atelier et brainstorming, autour de thématiques de travail et de réflexion ;
• Un ou plusieurs moments ludiques ou de découverte ;
• Parfois l’intervention d’un invité prestigieux ou atypique ou sportif de haut niveau ;
• Des moments de pause, indispensables pour respirer et partager de manière informelle ;
• Et des moments de convivialité (dîner, apéritifs, animation ludique…) pour networker et mieux connaître ses pairs dans le réseau.

2.2/ Les groupes de travail thématiques

2.3/ Les conseils ou comités consultatifs 

C’est l’organe consultatif réunissant des franchisés, le franchiseur, et parfois des experts externes.

Il vise à améliorer la communication, à représenter les franchisés dans les décisions stratégiques et à renforcer l’engagement au sein du réseau.

« Ses missions incluent l’analyse des performances, l’échange d’idées, la résolution de conflits, et l’accompagnement des évolutions du concept. Bien qu’il n’ait qu’un rôle consultatif, il renforce la transparence et la confiance dans le réseau, à condition d’être bien organisé et équilibré », explique Laurent.

C’est un outil clé pour favoriser la collaboration et le succès à long terme du réseau.

Rappel : les leviers d’animation complémentaires

Au-delà des seuls événements et réunions, on peut aussi tenir compte de :

1. L’association des franchisés : elle peut avoir ses propres thèmes de prédilection comme les travaux, les achats, la RH, les mercuriales … Le tout devant se faire sans redondance avec la production des groupes de travail. Ici, 2 ou 3 franchisés élus par leurs pairs rencontrent ponctuellement le franchiseur sur la thématique, à un rythme trimestriel, et un compte-rendu est circularisé à la tête de réseau ;
2. L’animateur en lui-même: en tant que courroie de transmission de la direction, il effectue différents types de visites, en tant qu’auditeur, consultant, ambassadeur du réseau ou encore formateur (voir notre fiche dédiée) ;
3. Les groupes Whatsapp: ils permettent d’échanger rapidement entre tous. On peut distinguer le groupe émanant du franchiseur, d’autres groupe, réservés aux seuls franchisés ;
4. L’interface collaborative: elle peut recouvrir une plateforme / réseau social d’entreprise, et des visioconférences périodiques voire des webinaires internes ;
5. La newsletter: bien qu’elle soit un mode d’information descendant, elle relaie de précieuses informations à la communauté ;
6. Les challenges commerciaux : ils permettent de booster la performance entre les unités.

Le périmètre abordé sera adapté en fonction des priorités stratégiques du réseau et de la disponibilité des participants.

3/ Les étapes et conseils d’implémentation

Pour déployer votre guide d’animation événementiel, nous vous proposons de procéder dans cet ordre :

1. Diagnostiquer les besoins internes : analysez le fonctionnement actuel de votre réseau pour identifier les attentes prioritaires de vos franchisés en matière d’animation événementielle ;

2. Définir le contenu du guide :
   1. Établissez un calendrier des réunions d’animation, des groupes de travail et des événements ;
   2. Structurez les outils et processus autour de ces différents formats ;
   3. Prévoyez des formats adaptés aux spécificités de votre réseau (présentiel, visioconférences) ;
   4. Pensez à impliquer dans cette phase les animateurs réseau et les franchisés ;

3. Former vos équipes : communiquez votre calendrier prévisionnel, faites différents rappels dans l’année et sensibilisez les franchisés et votre équipe centrale à ces formats pour en fluidifier la préparation et le déploiement le moment venu ;
4. Piloter la mise en oeuvre de ces formats et veillez à la bonne utilisation de leurs résultats (recommandations, décisions, rapports…). Vous pouvez aussi procéder par groupe pilote, à l’échelle d’une région par exemple, s’agissant des groupes de travail et des réunions ;
5. Mettre en place des indicateurs de suivi : évaluez régulièrement la participation, la satisfaction, et les résultats des initiatives lancées, pour ajuster les formats si nécessaire.
6. Faire évoluer les formats existants: collectez et analysez les feedbacks apportés par les différents participants.

4/ L’évolution et l’enrichissement du guide d’animation évènementielle

4.1/ L’enrichissement continu

Un guide d’animation doit rester évolutif pour répondre constamment à la dynamique de besoins des franchisés.

Pour ce faire, il y a de nombreuses pistes. « Tout d’abord, vous pouvez incorporer les retours d’expérience des franchisés pour affiner les formats et les thématiques. Ensuite, vous pouvez intégrer davantage d’outils numériques pour fluidifier la collaboration (plateformes collaboratives, tableaux de bord partagés), tout en préservant le lien humain – j’insiste !

Ensuite, des formations continues aideront à renforcer les compétences des animateurs réseau dans l’organisation et le soutien des événements de l’enseigne. Pour finir, sachez valoriser les succès issus des groupes de travail, pour encourager la participation des derniers entrants – qui doivent aussi avoir voix au chapitre », recommande Laurent Delafontaine.

4.2/ L’évolution de la solution

Le guide d’animation doit être cohérent avec deux autres sources d’importance et évolutives pour le réseau de franchise, à savoir les prescriptions du manuel opératoire et les transactions des outils et logiciels qui “motorisent” le savoir-faire du réseau.

Ce qui ne doit pas empêcher la tête de réseau d’organiser des enquêtes de satisfaction classiques pour identifier des points d’amélioration.

5/ Quelles perspectives pour votre guide ?

Plus qu’outil organisationnel, le guide d’animation événementielle est un levier stratégique pour renforcer la satisfaction des franchisés, en les aidant à se sentir mieux accompagnés et écoutés par la tête de réseau.

Au cœur de l’animation du franchiseur, il peut être impacté par certaines tendances comme :

• L’intégration de l’Intelligence artificielle: en proposant par exemple des recommandations personnalisées pour animer les différents formats de travail et événementiels de l’enseigne ;
• L’accélération du partage d’expériences: en créant des espaces en ligne et davantage d’occasions d’échange en temps réel entre les membres du réseau ;
• L’articulation renforcée avec l’effort d’innovation continue : en connectant le guide et ses composantes aux améliorations apportées par les groupes de travail, pour que les nouveaux franchisés soient rapidement « dans le bain » et qu’ils n’aient pas le sentiment d’un décrochage avec la communauté installée.