Le compte-rendu de lancement du point de vente

SOMMAIRE

1/ Pourquoi les réseaux de franchise en ont-ils besoin et quelle en est la forme ?
2/ La structure et le contenu du compte-rendu de lancement
3/ Avant de vous lancer dans la création d’une v1…

1/ Pourquoi les réseaux de franchise en ont-ils besoin et quelle en est la forme ?

Pour préparer l’ouverture d’un point de vente franchisé, on sait que les enseignes utilisent généralement un rétroplanning. Le futur franchisé doit le suivre scrupuleusement, aidé pour cela par un moniteur réseau ou par l’équipe développement, selon la pratique de l’enseigne.

Les tâches sont accomplies une à une selon le phasage prévu et 7 jours avant l’ouverture, une validation d’ensemble est réalisée conjointement par les services du siège, le franchisé et son équipe.

Puis quelques jours après, les professionnels de l’enseigne ont terminé leur mission, ils émettent un « compte-rendu de lancement du point de vente ». Et c’est par ce document que la notion de transmission du savoir-faire prend tout son sens !

La forme de ce document

Sur un plan formel, c’est un formulaire à cocher. Il indique les coordonnées du point de vente concerné : ville, zone, nom/prénom, adresse, et date d’ouverture.

Puis une fois le circuit terminé, il est signé par les personnes impliquées, par exemple les responsables franchise, de production, des ventes, etc.

Chaque rubrique prévoit également une zone où l’évaluateur peut indiquer des commentaires. Elle rappelle également le phasage temporel des tâches à vérifier, depuis avant les travaux jusqu’au moment du lancement.

2/ La structure et le contenu du compte-rendu de lancement

Nous vous détaillons ci-après les éléments qui font l’objet de ce contrôle scrupuleux. La liste en est évidemment indicative et elle devra être adaptée au secteur d’activité, ainsi qu’aux spécificités du concept.

Et le rubriquage proposé provient d’un exemple de réseau accompagné par le cabinet Axe Réseaux, œuvrant dans le commerce de bouche. Ce qui le rendra parlant pour la plupart d’entre vous 🙂

1/ Les Ressources humaines

Dans notre exemple de M-2 à S-4, l’équipe doit vérifier le lancement effectif des campagnes de recrutement des salariés suffisamment en amont.

Puis au moment du lancement, il faut vérifier que les éléments suivants sont disponibles sur site ou ont été réalisés :

Les contrats de travail des employés
Les attestations de présence des personnels aux sessions de formation
Les visites médicales (ou bien planifiées)
Les Déclarations Préalables A l’Embauche (DPAE)
Le tableau d’affichage légal
Les fiches individuelles salarié
Le registre du personnel
La convention collective
Le planning hebdomadaire
Des tenues conformes au modèle imposé par l’enseigne.

2/ La comptabilité

Il s’agit d’un domaine géré par le professionnel indépendant qu’est le franchisé, sur le fond comme dans la forme (choix de son expert comptable et des outils lui permettant d’établir sa comptabilité).

Pour autant, au moment du lancement, il faut que :

L’enseigne connaisse les coordonnées dudit expert aient été communiquées à la tête de réseau
Les modalités du reporting informatique (pour la récupération des montants du CA facturé et des indicateurs référents de l’enseigne) aient été mise en place.

3/ Le marketing et la communication

Sur une période allant de M-3 à S-4, il faut avoir :

Mis en place le plan de communication au lancement
Et vérifié que les supports de communication nécessaires aient bien été commandés.

Ensuite et à mesure que le lancement approche, on surveillera :

Le bon respect de la charte graphique sur les supports de communication
Le respect de l’ILV et de la PLV
La mise en application du plan média de lancement
Le bon accès à la page Internet du franchisé
Et l’affichage des informations clés (récapitulatif extérieur, prix au poids du pain, étiquetage des salés …)

4/ Le juridique et l’administratif

Au plus tôt et avant même le début des travaux, le franchisé doit :

Déposer une demande de permis de construire ou de permis d’aménagement
Réaliser une étude du local en vue de le faire homologuer par l’enseigne
Et proposer un plan d’aménagement lui aussi validé par le franchiseur.

Puis entre M-4 et M-3, on vérifiera :

La validité (i) du permis d’exploitation, (ii) de la licence restauration, (iii) de la formation Hygiène et sécurité et (iv) de l’autorisation relative à la terrasse, selon le concept
La présence des statuts de la société et du Kbis
La disponibilité des tampons de la société comprenant le numéro de SIRET.

Enfin préalablement au lancement, il faudra :

L’établissement d’une conclusion positive du rapport de la commission de sécurité (en fonction de la classification ERP)
La mise en place (i) du registre de sécurité, (ii) d’un contrat de dératisation et de désinsectisation et (iii) d’un contrat « Extincteur » et autres entretiens
L’obtention de l’habilitation électrique
La présence et la conformité de l’affichage légal à destination de la clientèle
L’affichage extérieur du « Droit de terrasse »
La présence du contrat laboratoire d’hygiène et de sécurité alimentaire ainsi que du contrat d’assurance « Responsabilité Civile » / multirisque professionnelle
Enfin, l’Inscription à la SACEM pour la diffusion des playlists musicales en accord avec le concept.

5/ Le laboratoire central de production

De M-6 à M-4 il est nécessaire de vérifier :

L’inscription du Franchisé et ses équipes aux sessions de formation initiale
Ainsi que le lancement des commandes de matériel.

15 jours avant le lancement, on s’assure de la mise en place des chambres froides (+/-) et de leur bon fonctionnement, ainsi que des fours.

C’est ensuite au moment du lancement que les choses se précisent. On regarde alors :

La présence et le bon fonctionnement du matériel technique en laboratoire
La présence du « petit » matériel technique (ustensiles)
La première commande nécessaire à l’ouverture (quantité et qualité)
Le respect des plans de stockage : organisation des chambres froides (+/-) et des réserves sèches (alimentaires et non alimentaires)
La bonne connaissance de la mercuriale et des conditions d’approvisionnement
La mise en place effective du Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) et du protocole HACCP.

Enfin, on valide le choix des fournisseurs directs et on s’assure que la préparation d’une journée (prévisions, production, mise en place, …) est bien maîtrisée de A à Z.

6/ La surface de vente et la salle

A J-30, on met en place les contrats des prestataires et on procède à l’installation du logiciel de caisse.

Puis au moment du lancement, on mène des vérifications sur :

La présence et le bon fonctionnement du matériel au poste « encaissement » (caisses et petit matériel), ainsi que la bonne maîtrise du logiciel de caisse
L’organisation du poste « Vendeur/se »
Le merchandising des vitrines : boissons / salés, et pain / viennoiserie
La conformité du mobilier en salle
Les accès au manuel opératoire de l’enseigne
La maîtrise des process de vente
Le bon fonctionnement de la ligne téléphonique et du répondeur, des luminaires et de la sonorisation
Et enfin, la mise en place effective et le respect du PMS s’agissant notamment du nettoyage, de l’hygiène, et des emballages.

7/ Le local

A J-3 avant, on vérifie la bonne maîtrise des fondamentaux du concept par le partenaire et à cette occasion quelques piqûres de rappel peuvent être les bienvenues 😊

C’est l’occasion aussi de vérifier certains gestes métier comme les cuissons du pain et des viennoiseries puis d’organiser un premier service « déjeuner » à blanc, en guise de répétition générale.

Pour finir, le moment du lancement est l’occasion d’assurer différents accompagnements :

À la communication de lancement
À la préparation des éléments nécessaires au service (la veille)
À la production
À la réception des premiers clients
Au service et à l’encaissement.

Enfin et à l’instar des différents référentiels de l’enseigne, ce modèle de compte-rendu évoluera au gré des évolutions apportées au concept.

3/ Avant de vous lancer dans la création d’une v1…

Vous développez votre concept en franchise et vous souhaitez sécuriser le lancement de vos futures ouvertures ?

Ne vous lancez pas sans consulter un consultant spécialisé dans la franchise. Avec son expérience, son expertise et sa rigueur, ce professionnel vous aidera à concevoir un modèle de compte-rendu :

Articulé avec votre savoir-faire et votre manuel opératoire ;
Exhaustif, couvrant tous les domaines fonctionnels nécessaires à une ouverture sereine de vos points de vente ;
Intégrant tous les éléments de sécurité et les outils propres à votre concept.
Et respectant la bonne temporalité.

Axe Réseaux, c’est 300+ réseaux accompagnés dans tous les secteurs d’activité. Parmi eux, des dizaines d’enseignes souhaitaient se développer et mieux piloter leurs ouvertures de franchises. Alors n’hésitez plus, consultez-nous !